Pro zápis virtuálního sídla do veřejného rejstříku České republiky je nutné splnit několik podmínek:
- Souhlas vlastníka nemovitosti: Majitel nemovitosti, kde je sídlo virtuální kanceláře umístěno, musí výslovně souhlasit s užíváním adresy vaší firmou a tento souhlas musí být písemný. Tento souhlas je klíčový a bez něj zápis do rejstříku neprojde. Jedná se o důkaz, že máte oprávnění užívat danou adresu pro sídlo firmy.
- Prohlášení o sídle: Je třeba podat prohlášení o sídle společnosti, kde je uvedena adresa virtuálního sídla. Toto prohlášení musí být podepsáno statutárním orgánem společnosti (např. jednatelem, společníkem). Prohlášení obsahuje identifikaci společnosti a přesnou adresu virtuálního sídla.
- Přesná adresa: Adresa virtuálního sídla musí být přesná a jednoznačně identifikovatelná. Nesmí se jednat o obecnou adresu (např. jen název ulice), ale o specifickou adresu včetně čísla popisného a orientačního. V případě poštovní schránky je nutné uvést i její číslo.
- Zajištění doručování pošty: Na adrese virtuálního sídla musí být zajištěno doručování pošty a úředních písemností. Poskytovatel virtuálního sídla zajišťuje příjem a přeposílání pošty a notifikace o doručené korespondenci.
- Ověření totožnosti: Poskytovatelé virtuálních sídel jsou dle zákona č. 253/2008 Sb. (AML) povinni ověřovat totožnost klientů.
- Žádné další podmínky nad rámec standardních: Samotný fakt, že se jedná o virtuální sídlo, není překážkou zápisu do rejstříku. Pokud splňujete výše uvedené body, není nutné splňovat další zvláštní podmínky.
Důležité: Je vhodné si ověřit u příslušného rejstříkového soudu, zda vaše konkrétní situace vyžaduje dodatečné dokumenty. Pokud si nejste jisti, zda splňujete všechny podmínky, doporučuje se konzultace s právníkem nebo daňovým poradcem.
Nesplnění těchto podmínek může vést k zamítnutí zápisu do obchodního rejstříku.